Tính bảo mật và tính an toàn cao là một trong nhiều lý do khiến hóa đơn điện tử được doanh nghiệp ưu tiên áp dụng hiện nay. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần làm đúng quy trình lưu trữ thì mới có thể đảm bảo được tính an toàn, bảo mật. Đặc biệt là với một số kế toán mới hoặc doanh nghiệp mới áp dụng thì sẽ thấy bỡ ngỡ với quá trình này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn DN quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử.
1. Thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
– Kế toán có thể lưu hóa đơn đầu vào trong một email riêng, email này sẽ được thông báo cho bên bán (chỉ nên sử dụng email riêng này để liên hệ với khách hàng).
– Sử dụng một email riêng khác, gửi chuyển tiếp thông tin hóa đơn cho giám đốc doanh nghiệp, phòng khi nhân sự nghỉ việc mang theo Password.
– Lập một thư mục trong Drive của chính Email đó.
– Sau khi nhận được email thì tải xuống và lưu trữ hóa đơn điện tử tại một thư mục trên máy tính (như lưu 1 file excel). Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn (thuận tiện cho quá trình tìm kiếm sau này). Sau đó kế toán mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel như: Mã số thuế người bán; Website tra cứu, mã tra cứu.
– Tiếp theo kế toán có thể chèn link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần.
– Upload lên thư mục Google Drive theo tháng/năm.
– Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.
2. Đối với việc lưu trữ hóa đơn đầu ra
– Trước khi lập phiếu và ký thì nên cẩn thận bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin về khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ,… Đây là những thông tin dễ nhầm lẫn, sai sót nhất.
– Sau khi đã ký hóa đơn, bạn nên kiểm tra lại một lần nữa cẩn thận rồi mới giao cho bên khách hàng.
– Tiến hành lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính
.
– Nếu cẩn thận hơn nữa, bạn hãy gửi chính hóa đơn đó vào email của công ty (email riêng) để cấp trên dễ kiểm tra sau này.
– Sao lưu dữ liệu lên một email riêng đã tạo trước đó.
– Cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel như: Tên khách hàng, Mã số thuế, số tiền trước VAT, sau VAT, Mã tra cứu sau đó chèn link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần.
Ngoài ra, để đảm bảo an toàn và đúng quy định lưu trữ hóa đơn, bạn lưu ý thêm điều sau:
– Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu này lên Google Drive hoặc Copy vào USB để lưu trữ.
– Theo quy định thì nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ lưu trữ 10 năm tờ hóa đơn điện tử tuy nhiên doanh nghiệp nên chủ động trong việc lưu trữ để tránh rủi ro.
Lưu trữ hóa đơn điện tử là một quy trình rất quan trọng, liên quan đến kê khai thuế, báo cáo tài chính sau này do đó kế toán cần cẩn thận, có trách nhiệm với công việc này.
Cách thức tra cứu hóa đơn xác thực dành cho doanh nghiệp tham khảo
Những đối tượng nào phải kê khai thuế, nộp thuế GTGT?
Hủy hóa đơn giá trị gia tăng trong những trường hợp nào?
Bước 1: Sau khi nhận được hóa đơn, khách hàng truy cập vào trang tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế: laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit
Bước 2: Khách hàng nhập thông tin hóa đơn: Số hóa đơn xác thực, Mã xác thực (5 kí tự đầu) và Mã kiểm tra (captcha màu xanh), sau đó ấn nút Tra cứu
Bước 3: Sau khi ấn nút Tra cứu, hóa đơn sẽ được hiển thị ra, khách hàng có thể xem hóa đơn, kiểm tra hoặc in hóa đơn tùy theo nhu cầu sử dụng của mình.
Comment here